Det bygger løsningen på
FileOnboard er ikke et produkt, men en løsning. Løsningen bygger på en kombination af to stykker standard software. Det drejer sig om Enfocus Switch og JotForm.
Switch er en hotfolder-baseret workflow-software. Det er et af de mest udbredte stykker værktøj til automatisering af dokumenthåndtering især anvendt i den grafisk branche.
JotForm er en online formularservice. JotForm administreres således via en webbrowser og er baseret på en abonnementsordning med forskellige muligheder tilpasset jeres behov. JotForm har flere millioner brugere på verdensplan.
Vi tilbyder naturligvis fuld installation og opsætning af hele systemet, hvis I ikke selv har mod på at kaste jer ud i den opgave. Herefter kræves der ingen særlige forudsætninger for at anvende løsningen.
Det starter med en ordre
Processen starter med de informationer, der findes om ordren til kunden. Hvis ordren allerede er oprettet i et eksisterende ordrestyringssystem vil det i de fleste tilfælde være muligt at eksportere oplysningerne til en xml- eller JSON-fil. Denne fil afleveres blot i en foruddefineret mappe, hvorfra Switch henter filen.
Hvis det ikke er muligt at hente oplysningerne fra et eksisterende system, så giver Switch mulighed for manuelt at indtaste de nødvendige oplysninger i et såkaldt SubmitPoint. Det fungerer i princippet blot som en web-formular.
Uanset om oplysningerne kommer ind som en fil eller via et SubmitPoint, så sørger Switch for at knytte oplysningerne til filen som metadata.
Formularen oprettes
I JotForm oprettes den formular, som kunden senere vil blive ledt frem til.
Med JotForm kan I designe og tilpasse formularer efter behov ved hjælp af en intuitiv træk-og-slip-editor. Det er ikke nødvendigt at have kendskab til kodning eller webudvikling for at oprette professionelle og funktionelle formularer.
Man kan vælge mellem forskellige formularfelter, herunder tekstfelter, flueben, flervalg, rullemenuer, filupload-felter og meget mere.
Der skabes en html-mail
Metadata fra den oprindelige ordre anvendes efterfølgende som variabler i den html-mail, som sendes til kunden.
Gennem koden til html-mailen er der mulighed for at forhåndsudfylde felterne i formularen med de oplysninger, som Switch har gemt i filens metadata.
html-koden indeholder desuden et link til den ønskede JotForm formular
Kunden modtager mail
Kunden modtager en mail, som indeholder den ønskede information samt et link til formularen. Når kunden klikker på linket åbnes formularen i en browser.
Via koden i html-filen er det muligt at forhåndsudfylde ønskede felter i formularen. Formlaren kan også indeholde felter, som kan være skjult for kunden, men som senere skal anvendes ved modtagelsen af filer. Det kunne f.eks være et internt kundenummer.
Det er muligt at beskytte adgangen til formularen med et password ligesom der kan indsættes en CAPTCHA for at forhindre misbrug.
Filerne sendes
Når kunden sender sin fil uploades den i første omgang til jeres konto hos JotForm. Der er imidlertid mulighed for at integrere med JotForm via webhook. Det betyder, at så snart nye filer bliver modtaget, så sender JotForm besked via webhook (en payload) til Switch.
Filerne modtages
Den besked, som Switch modtager, indeholder foruden alle oplysninger fra formularen også en URL til hver af de uploadede filer. Dette muliggør, at Switch via et HTTP-request kan downloade alle filerne, som samtidig hver især har alle oplysninger fra formularen tilknyttet som metadata.
Afhængig af indstillingerne og jeres abonnement vil filerne også stadig findes på jeres JotForm konto, hvorfra de kan hentes manuelt, hvis det skulle være nødvendigt.
Intern behandling
Derefter er mulighederne i Switch næsten ubegrænsede. Filerne kan arkiveres i en struktur baseret på metadata, de kan kopieres, sendes videre til kontrol, afleveres direkte til produktion, udløse afsendelse af en e-mail og meget, meget andet.
Software
FileOnboard bygger på integrationen af standard software, hvilket er en sikkerhed for at løsningen vil være tilgængelig langt ud i fremtiden og ikke er afhængig af lokal programmering eller enkeltpersoner.
Løsningen kræver en installation af Enfocus Switch med modulerne Core Engine og Metadata. Hvis man ønsker at benytte SubmitPoints og CheckPoints kræver det desuden Client-modulet.
Den anden forudsætning er et abonnement på servicen JotForm. Som udgangspunkt vil løsningen kunne fungere med et gratis abonnement, men afhængig af jeres ønsker, kan det kræve et betalt abonnement, som findes i flere versioner. Kontakt Kompetence for yderligere informationer om priser og muligheder.